Ideea de a folosi o căsuță vocală într-o afacere pare inițial destul de ciudată, deoarece în prezent există deja alte sisteme de chat automat. Totuși, în unele cazuri poate fi o modalitate bună de oferire a suportului pentru clienți. Iată ce ar trebui să știi despre asta!
Serviciile de voice mail sunt moderne și înlesnesc comunicarea între oameni. Prin intermediul acestora, vor fi livrate informații pe care o persoană le poate asculta mai târziu. Poate te-ai obișnuit deja cu căsuța vocală de la telefon, dar în ultimii ani au fost dezvoltate sisteme mai performanțe pentru internet. Datorită prezenței lor, este posibil să primești mesaje pe computer sau pe oricare alt dispozitiv asemănător.
Pentru că un client poate contacta un business la orice oră din zi sau noapte, a devenit vital să existe o formă de preluare a acestuia disponibilă 24/7. Angajarea de personal pentru același obiectiv nu este întotdeauna cea mai bună idee, în special din cauza costurilor ridicate. Pe de altă parte, căsuța vocală reprezintă o posibilitate foarte utilă.
În primul rând, este vorba de timpul clientului. Acesta nu-și dorește să aștepte toată ziua până când este preluat de un operator uman, mai ales dacă este vorba de niște întrebări simple. Într-un astfel de scenariu, căsuța vocală îi permite să lase un mesaj și apoi cineva îl va contacta mai târziu pentru lămuriri. Datorită faptului că își va explica problema din timp, nu va mai fi necesară redirecționarea către un angajat din alt departament și se va știi din prima ce răspuns se poate oferi.
Datele vor fi unele clare, iar membrii echipei se vor putea adapta la context și vor lucra eficient. Cu toți știm cât de neplăcut este să rămâi în așteptare, însă promisiunea că vei fi sunat înapoi te ajută să treci printr-un astfel de scenariu mai ușor.
După cum ai observat, nu toate problemele oamenilor sunt la fel de importante sau urgente. Atunci când lucrezi cu un flux imens de clienți și nu ai multe resurse la dispoziție, este obligatoriu să răspunzi într-o anumită ordine. Inițial trebuie să te ocupi de apeluri cele mai importante, iar abia apoi să le acorzi atenție celorlalte. Prin căsuța vocală se poate asculta fiecare mesaj și asta va garanta o productivitate sporită, precum și eficiență în operațiunile de lucru.
Un suport de calitate presupune înțelegerea problemei într-un mod clar, precum și timp pentru un răspuns. Uneori, este greu să ai o soluție pe moment, dar un interval mai lung de planificare va rezolva acest incovenient. Serviciul de căsuță vocală mai ajută în reducerea costurilor afacerii, deoarece nu vor mai fi necesari atât de mulți angajați. În schimb, ceea ce se spune poate fi chiar transcris și apoi o să ai toate mesajele la dispoziție în format text. Serviciul de voice-mail ajută în sporirea satisfacției clienților și le va dezvolta acestora încredere în brandul tău. Deși internetul oferă multe alte canale de comunicare, ar fi bine să te asiguri că integrezi și o astfel de soluție pentru a crește eficiența companiei.